Adjoint(e) à la direction générale et responsable de bureau

À propos du poste

Relevant de la direction générale régionale, l’adjoint(e) à la direction générale assure le soutien administratif, le secrétariat et la coordination des instances clés (comité exécutif, conseil d’administration, assemblée générale annuelle, etc.). Il/elle veille au bon fonctionnement du bureau et de l’organisation.

Missions principales

• Planifier les réunions des instances en fonction des disponibilités du président, de la direction régionale et des réunions provinciales.
• Organiser et coordonner les rencontres et événements régionaux (réservation de salles, convocation, préparation de documents, inscriptions, repas, déplacements).
• Préparer et colliger les dossiers du conseil d’administration et du comité exécutif.
• Rédiger les procès‑verbaux, comptes‑rendus et résolutions des divers comités.
• Assurer le secrétariat de la direction générale : prise d’appels, gestion de la correspondance, rédaction de notes de service, politiques internes et documents divers.
• Suivre les initiatives pour optimiser le fonctionnement du bureau et soutenir les gestionnaires des autres services.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales ou AEC en administration, bureautique ou équivalent.
• 3 à 5 ans d’expérience pertinente en soutien administratif ou secrétariat.
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ; anglais fonctionnel.
• Autonomie, sens de l’initiative, rigueur, discrétion et capacité à gérer des échéanciers serrés.
• Bonne organisation, gestion des priorités et aptitude à développer des relations interpersonnelles positives.

Compétences requises

• Maîtrise de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Utilisation d’Adobe Acrobat et mise en page de documents Word.
• Familiarité avec les outils collaboratifs, les plateformes de réseautage et les solutions d’intelligence artificielle.
• Excellentes habiletés rédactionnelles, de révision et de correction de texte.