Adjoint(e) au Vice‑président affaires et services professionnels

À propos du poste

En tant qu’adjoint(e) au Vice‑président Affaires et services professionnels, vous serez le partenaire de confiance du dirigeant, chargé(e) d’optimiser son quotidien et de soutenir la mise en œuvre de ses priorités stratégiques et opérationnelles.

Missions principales

• Effectuer le triage quotidien des courriels du Vice‑président, identifier les priorités, proposer des réponses et assurer les suivis requis.
• Gérer de façon proactive l’agenda en fonction des urgences, des échéances et des besoins de préparation.
• Préparer les dossiers de rencontres, ordres du jour, documents de référence et assurer le suivi post‑réunion.
• Concevoir, structurer et mettre en forme des présentations PowerPoint, notes exécutives, comptes‑rendus et tableaux de suivi.
• Tenir à jour le registre des décisions, engagements et échéances découlant des réunions et projets.
• Organiser les rencontres internes et externes (convocations, réservations, logistique) et y participer si nécessaire.
• Mettre à jour et suivre le budget du département.
• Assurer le point de contact pour les demandes internes et externes, les orienter vers les ressources appropriées et documenter les échanges dans Salesforce.
• Rédiger les communications officielles au nom du Vice‑président ou des Services professionnels.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales en administration, bureautique ou formation équivalente.
• Minimum 5 ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) de direction ou exécutif(ve).
• Excellente organisation, jugement, discrétion et capacité à anticiper les besoins.
• Autonomie, rigueur et aptitude à établir des relations de confiance.

Compétences requises

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment PowerPoint.
• Expérience avérée avec Salesforce pour le suivi des demandes et la documentation.
• Compétences en gestion d’agenda, rédaction de communications et suivi budgétaire.