Adjoint administratif – soutien d'équipe régionale

À propos du poste

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) rigoureux(se) pour soutenir les activités quotidiennes d’une équipe régionale basée à Montréal, au sein d’une société du secteur immobilier. Vous assurerez la coordination des réunions, la gestion des communications et le suivi administratif afin de garantir la fluidité des opérations.

Missions principales

• Organiser les réunions (téléphone, vidéoconférence, présentiel) avec les collègues, partenaires gouvernementaux, clients et consultants.
• Assurer le soutien administratif lors des rencontres, incluant l’accueil, la logistique des salles et la coordination des repas.
• Gérer l’agenda de l’équipe régionale et réajuster les priorités selon les besoins opérationnels.
• Préparer, mettre en forme et réviser des documents (correspondance, notes d’information, présentations, rapports).
• Participer à la préparation du budget annuel et à l’assemblage de dossiers régionaux.
• Coordonner les réservations de déplacements, d’hébergement et le traitement des notes de frais.
• Servir de point de contact entre le bureau régional et les services de soutien (comptabilité, RH, TI, communications, gestion documentaire).
• Suivre les frais administratifs, préparer les demandes de paiement et concilier les dépenses mensuelles.
• Superviser la circulation du courrier et des colis pour un traitement rapide.

Profil recherché

• Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste de soutien administratif ou de coordination de bureau.
• Bilinguisme français/anglais indispensable pour communiquer avec les équipes canadiennes.
• Capacité à travailler en mode hybride (3 jours sur site).

Compétences requises

• Maîtrise avancée de Microsoft Office : Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion de l’agenda.
• Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme de documents.

Ce que nous offrons

• Assurances collectives.
• Programme d’aide aux employés et allocation santé.
• Régime enregistré d’épargne-retraite (REER).
• Possibilités d’évolution au sein de l’entreprise.