Coordinatrice des services de bureau et de la réception

À propos du poste

Explorance, société basée à Montréal et spécialisée dans l'analytique de rétroaction, recherche une coordinatrice des services de bureau et de la réception. Le poste assure l'accueil des employés, visiteurs et fournisseurs, le maintien d'un bureau propre et fonctionnel, ainsi que le soutien administratif et logistique des événements et réunions.

Missions principales

• Accueillir chaleureusement et professionnellement les employés, visiteurs, fournisseurs et invités, en bilingue français-anglais.
• Assurer un environnement de bureau propre, organisé, confortable et fonctionnel.
• Superviser les services quotidiens : fournitures, salles de réunion, espaces communs, courrier, livraisons, cuisine et préparation des bureaux.
• Coordonner avec la direction de l'immeuble, les entreprises de nettoyage, les prestataires de maintenance, les traiteurs et autres prestataires externes.
• Gérer les tâches administratives : préparation de documents, saisie de données, planification, traitement des factures, classement et coordination interne.
• Suivre les stocks de bureau et commander proactivement les fournitures, équipements, collations et boissons.
• Soutenir les réunions, les événements d'entreprise, les visites de la direction, les programmes d'intégration et les rassemblements (salles, matériel, restauration, logistique).
• Identifier et résoudre proactivement les problèmes, avec un suivi jusqu'à leur résolution.

Profil recherché

• Expérience préalable en réception, coordination administrative, gestion des installations, administration, hôtellerie, service client, organisation d'événements ou poste similaire.
• Bilinguisme français-anglais, avec une communication professionnelle courante dans les deux langues.
• Capacité à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives et à anticiper les besoins.
• Grand souci du détail, sens du relationnel et fiabilité dans le traitement des informations confidentielles.
• Résidence à Montréal (ou dans les environs).

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques courants : messagerie électronique, systèmes d'agenda, tableurs, logiciels de traitement de texte et plateformes de communication interne.
• Organisation, gestion de plusieurs tâches et priorités, résolution de problèmes.