Coordonnateur de bureau

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) de bureau pour soutenir les opérations quotidiennes d’une firme de gestion de patrimoine située à Montréal. Le rôle assure le bon fonctionnement du bureau en offrant un service courtois, une gestion rigoureuse des documents et un suivi précis des tâches administratives.

Missions principales

• Accueillir les visiteurs et clients avec professionnalisme, courtoisie et discrétion.
• Gérer les appels entrants et acheminer les communications.
• Coordinater la préparation et le service des repas internes (petits déjeuners, déjeuners, collations, café).
• Assurer la propreté et la présentation des salles de réunion et des espaces communs.
• Organiser la logistique des événements, réunions et formations (traiteurs, équipements, fournisseurs).
• Gérer les imprévus logistiques et les ajustements liés aux déménagements ou au renouvellement du bail.
• Superviser l’inventaire, l’achat et le remplacement du mobilier et des fournitures de bureau.
• Maintenir l’inventaire de la flotte IT et coordonner l’attribution et le retour des équipements.
• Appuyer l’équipe trust sur les aspects administratifs fiscaux et le suivi des documents clients.
• Tenir à jour les listes internes (répertoire téléphonique, inventaires) et documenter les procédures.

Profil recherché

• Personne organisée, polyvalente et capable de gérer plusieurs priorités simultanément.
• Excellente présentation et sens du service client.
• Capacité à travailler de façon autonome et à anticiper les besoins du bureau.
• Bonne communication écrite et orale en français.

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (ex. Microsoft Office).
• Expérience en gestion d’inventaire et coordination logistique.
• Connaissance des procédures d’achat et de négociation avec les fournisseurs.
• Familiarité avec la gestion d’équipements informatiques et de mobilier de bureau.