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وصف الوظيفة
YWCA Edmonton, organisme communautaire de référence depuis 1907, œuvre chaque jour pour l’équité, l’inclusion et le changement social au sein de la métropole d’Edmonton. Dans le cadre de son expansion stratégique et afin de soutenir efficacement son leadership, l’organisation recherche un(e) Assistant(e) exécutif(ve) hautement qualifié(e) pour épauler le Directeur général (PDG) ainsi que le Conseil d’administration.
**Missions principales**
- Gestion proactive du calendrier du PDG : planification, coordination et optimisation des rendez‑vous internes et externes, en veillant à la priorisation des enjeux stratégiques.
- Préparation et rédaction de documents clés : agendas de réunions, notes de discours, présentations PowerPoint, rapports de performance et communications officielles.
- Coordination logistique des déplacements du PDG et des membres du Conseil : réservation de voyages, hébergements, transports, préparation de dossiers de voyage et suivi des dépenses.
- Administration du Conseil d’administration : organisation des dossiers, diffusion sécurisée des documents via la plateforme BoardEffect, prise de minutes précises, suivi des actions et archivage électronique et papier conforme aux exigences de gouvernance.
- Soutien aux comités du Conseil : préparation des réunions de sous‑comités, suivi des livrables, mise à jour des tableaux de bord et assistance à la rédaction de rapports.
- Gestion de la correspondance confidentielle et des communications internes et externes, en assurant la confidentialité absolue et le respect des protocoles de l’organisation.
- Participation active à des projets transversaux, notamment la mise en place d’outils d’efficacité administrative et l’amélioration continue des processus de gouvernance.
**Profil recherché**
- Diplôme universitaire en administration, gestion ou domaine connexe.
- Minimum 5 ans d’expérience réussie en assistance de direction, idéalement auprès d’un cadre supérieur et d’un conseil d’administration.
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (Microsoft Office Suite, Google Workspace) et expérience avérée avec les plateformes de gouvernance (BoardEffect ou équivalent).
- Excellentes compétences rédactionnelles en français et en anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Sens aigu du jugement, discrétion professionnelle et capacité à gérer des informations sensibles.
- Aptitude à travailler sous pression, à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter des délais serrés.
- Esprit d’équipe, orientation service et alignement avec les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion de YWCA.
**Ce que nous offrons**
- Un poste à temps plein (37,5 h/semaine) avec une flexibilité d’horaires incluant éventuellement des soirées ou week‑ends selon les exigences du Conseil.
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une organisation à mission, où chaque jour contribue à un impact social positif.
- Un package de rémunération compétitif, des avantages sociaux complets (assurance santé, régime de retraite, congés payés) et des opportunités de formation continue.
- Un cadre de travail moderne, situé au cœur d’Edmonton, avec la possibilité de télétravail ponctuel selon les besoins opérationnels.
Si vous êtes une personne organisée, proactive et passionnée par le soutien aux dirigeants dans un contexte à forte dimension sociale, rejoignez YWCA Edmonton et participez activement à la réalisation de notre vision d’une société plus juste et inclusive.
