Assistant(e) de Direction / Chief of Staff (H/F) – Festival The Gathering

CULT Collective, acteur majeur de l’événementiel culturel à Calgary, recherche un(e) Assistant(e) de Direction / Chief of Staff pour soutenir ses deux dirigeants seniors – le Président et le Chief Revenue Officer – dans le cadre du festival annuel **The Gathering**. Vous évoluerez au cœur d’une équipe dynamique, en charge de la coordination opérationnelle, de la gestion des parties prenantes et de l’optimisation des processus grâce aux nouvelles technologies d’intelligence artificielle. **Missions principales** - **Gestion d’agenda et de la correspondance** : organiser les rendez‑vous, réunions internes et externes, gérer la boîte mail des dirigeants, anticiper les priorités et assurer une visibilité claire des échéances. - **Coordination des déplacements** : planifier les voyages nationaux et internationaux (vols, hébergements, transports locaux), préparer les dossiers de voyage et veiller au respect des budgets. - **Suivi des dépenses et reporting financier** : collecter les justificatifs, préparer les notes de frais, assurer le rapprochement avec le service comptabilité et produire des rapports de dépenses mensuels. - **Gestion du programme de bénévoles** : recruter, former et piloter une équipe de 150 + bénévoles, définir les plannings, assurer la communication interne et le suivi des missions pendant le festival. - **Gestion des parties prenantes** : entretenir les relations avec partenaires, sponsors, VIP et médias, préparer les dossiers de présentation, organiser les accueils et veiller à la satisfaction des interlocuteurs clés. - **Optimisation des systèmes opérationnels** : concevoir et automatiser des workflows avec l’IA Claude, Notion et HubSpot ; créer des bases de données centralisées, mettre en place des tableaux de bord et générer des synthèses stratégiques pour les dirigeants. - **Communication interne et externe** : rédiger des notes de service, des comptes‑rendus de réunion, des newsletters pour les bénévoles et des supports de communication pour les partenaires. **Profil recherché** - Minimum 5 ans d’expérience en assistance de direction ou en rôle de Chief of Staff, idéalement dans le secteur de l’événementiel, du divertissement ou du marketing. - Maîtrise avancée des outils de productivité (Notion, HubSpot, suite Office 365) et aisance avec les solutions d’IA (Claude ou équivalents) pour automatiser les processus. - Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. - Fortes aptitudes relationnelles et diplomatie pour interagir avec des cadres supérieurs, des partenaires stratégiques et des bénévoles. - Bilinguisme français/anglais indispensable, tant à l’oral qu’à l’écrit. - Esprit d’initiative, autonomie, capacité à travailler sous pression et à respecter les délais serrés du calendrier festif. **Ce que nous offrons** - Un environnement de travail stimulant au sein d’une équipe créative et passionnée. - Possibilité de travailler en mode hybride (3 jours sur site, 2 jours à distance) avec des bureaux modernes au centre de Calgary. - Rémunération compétitive, avantages sociaux (assurance santé, régime de retraite) et tickets restaurant. - Accès privilégié aux événements du festival, opportunités de formation continue sur les outils d’IA et de gestion de projet. - Une culture d’entreprise axée sur l’innovation, la collaboration et le bien‑être des employés. Rejoignez CULT Collective et participez à la réussite d’un festival qui rassemble des milliers de passionnés chaque année. Vous serez le pilier opérationnel qui permettra aux dirigeants de se concentrer sur la vision stratégique, tout en assurant une exécution sans faille des projets. **Comment postuler** Envoyez votre CV et une lettre de motivation détaillant vos expériences pertinentes à l’adresse recrutement@cultcollective.com. Nous étudierons chaque candidature avec attention et vous contacterons rapidement pour un entretien.