Assistant Administratif Confirmé – Urbanisme et Planification

A propos du poste

Rejoignez la Ville de Victoria et participez activement au développement de notre territoire. En tant qu'Assistant Administratif, vous jouerez un rôle pivot au sein des divisions Services de développement et Planification, en assurant la fluidité des processus administratifs et le support opérationnel de nos comités de décision.

Missions principales

• Gestion documentaire et conformité : Assurer la gestion électronique des dossiers (développement, patrimoine, voirie), coordonner la circulation des documents et vérifier le respect des exigences environnementales (Déclaration de site).
• Support aux instances et comités : Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux, organiser la logistique des réunions (salles, matériel, restauration) et assurer la mise en ligne des documents officiels.
• Gestion des permis et foncier : Préparer les permis approuvés, gérer les enregistrements au registre foncier, effectuer des recherches de titres et de servitudes, et fournir des données statistiques sur l'utilisation du sol.
• Administration et Relation Public : Répondre aux demandes d'information du public (appels, courriels), gérer les agendas, organiser les déplacements et assurer le suivi des frais (remboursements et dépôts).
• Support logistique : Gérer les stocks de fournitures, l'entretien des équipements de bureau et l'archivage des données patrimoniales complexes.

Profil recherché

• Expérience confirmée dans un poste administratif, idéalement dans le secteur public ou de l'urbanisme.
• Excellentes capacités rédactionnelles pour la prise de notes et la rédaction de procès-verbaux.
• Rigueur exemplaire dans la gestion de dossiers réglementaires et le respect des procédures de conformité.
• Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités.
• Aisance relationnelle pour interagir avec les citoyens, les gestionnaires et les partenaires institutionnels.

Competences requises

• Maîtrise des outils de gestion électronique de documents (GED).
• Connaissance des procédures administratives liées au foncier ou à l'urbanisme.
• Maîtrise avancée de la suite Office et des outils de planification.
• Capacité d'analyse et de recherche d'informations archivées.