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وصف الوظيفة
Smythe LLP, cabinet de services professionnels implanté à Vancouver, Langley et Nanaimo depuis 1980, recherche un·e réceptionniste technophile pour renforcer son équipe du centre‑ville de Vancouver. En tant que premier point de contact de l’entreprise, vous incarnerez l’image de Smythe LLP auprès des visiteurs, des appelants et des partenaires externes. Vous serez rattaché·e à l’équipe des services de bureau et travaillerez en étroite collaboration avec les départements juridiques, comptables et administratifs.
**Missions principales**
- Accueillir chaleureusement les visiteurs, gérer les badges d’accès et orienter les appels entrants via le standard téléphonique multicanal.
- Ouvrir et fermer la réception selon les horaires de bureau (8 h 30 – 17 h 00), veiller à la propreté et à l’ordre des espaces communs.
- Coordonner les livraisons et les coursiers, assurer la réception, le tri et la distribution du courrier et des colis.
- Gérer la prise de rendez‑vous, la réservation et la préparation des salles de réunion (configuration du matériel, disposition des sièges, rafraîchissements).
- Numériser, faxer et archiver les documents dans les systèmes électroniques de l’entreprise, en respectant les procédures de confidentialité.
- Mettre à jour les messages d’accueil du standard, saisir les informations clients dans le CRM et assurer le suivi administratif de base.
- Soutenir l’équipe administrative sur des projets ponctuels (préparation de rapports, mise à jour de bases de données, organisation d’événements internes).
- Participer aux formations transversales afin d’acquérir une vision globale des processus administratifs de Smythe LLP.
**Profil recherché**
- Excellente maîtrise de l’anglais oral et écrit ; la connaissance du français est un atout.
- Solides compétences en communication et sens aigu du service client.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) et aisance avec les systèmes de téléphonie VoIP et les outils de gestion de salles.
- Capacité à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à résoudre rapidement les problèmes.
- Esprit d’équipe, rigueur organisationnelle et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Expérience préalable en réception, accueil ou poste similaire souhaitée (0‑2 ans).
**Ce que nous offrons**
- Un salaire annuel de 50 000 $ CAD, versé mensuellement (environ 4 167 $ CAD).
- Un ensemble d’avantages compétitifs : assurance santé collective, régime de retraite, congés payés, programme de formation continue et possibilités d’évolution interne.
- Un environnement de travail moderne, dynamique et convivial au cœur du centre‑ville de Vancouver.
- Des outils technologiques de pointe pour faciliter votre quotidien.
Rejoignez Smythe LLP et contribuez à créer une première impression mémorable pour nos clients tout en développant vos compétences administratives dans un cabinet de renom.
