Adjoint(e) administratif(ve) – soutien aux vice‑présidents

À propos du poste

L’un de nos secteurs d’affaires recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir le vice‑président principal et les gestionnaires du secteur. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes de direction et assurerez le bon déroulement des activités quotidiennes.

Missions principales

• Planifier et organiser réunions internes et externes, gérer les calendriers de façon proactive.
• Préparer les ordres du jour des comités et rédiger divers documents.
• Assurer la relation d’affaires avec les clients et les adjointes exécutives.
• Coordonner l’intégration des nouveaux membres et le suivi des départs.
• Gérer les réservations de voyage, les relevés de dépenses et les autorisations systèmes.
• Commander les fournitures, maintenir l’inventaire et assurer le suivi des procédures administratives.
• Veiller à l’archivage conforme des documents sur SharePoint.
• Participer à la préparation et à l’organisation d’évènements.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente.
• Plus de 3 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement à un niveau exécutif.
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit, bonne compréhension de l’anglais.
• Grande capacité d’adaptation, rigueur, autonomie et sens de l’initiative.
• Bonne capacité d’écoute et compréhension des besoins des gestionnaires.

Compétences requises

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Utilisation du système de classement SharePoint.
• Compétences en rédaction, révision et mise en page de présentations exécutives.
• Organisation d’évènements et gestion de fournitures de bureau.